Des pièces éparpillées
Une facture dans un e-mail, un justificatif sur un portail, un relevé dans un dossier partagé. Avant de traiter, il faut rassembler.
FIDUCIAIRES EN CROISSANCE · SUISSE ROMANDE
Combien de mandats supplémentaires votre fiduciaire peut-elle absorber avant le prochain recrutement ?
Identifiez la charge de collecte, de relance et de préparation qui augmente avec votre portefeuille. Transformons un premier processus pour libérer de la capacité, avec validation humaine des exceptions.
PLUS DE MANDATS.UNE CHARGE MAÎTRISÉE.LE JUGEMENT RESTE HUMAIN.
01 / LE PLAFOND DE CAPACITÉ
Le mandat est nouveau.
La charge, elle, se répète.
Des relances à suivre
Qui a envoyé quoi ? Qui faut-il relancer ? Le suivi tient encore dans une boîte e-mail ou dans la mémoire d’un collaborateur.
Des contrôles trop tardifs
Une pièce manquante découverte à la clôture déclenche une nouvelle boucle de demandes, de vérifications et de reprises.
C’est votre taxe de croissance : ce travail prévisible qui s’ajoute à chaque mandat et mobilise les personnes dont vous avez besoin pour conseiller vos clients.
02 / LE TEST DES 100 MANDATS
Et si votre prochain palier
était de 20 mandats ?
10, 25, 50 ou 100 : choisissez votre croissance réelle et estimez la charge qu’elle ajoute.
Sur un seul processus : collecte, relances et préparation mensuelle des pièces. Incluez les vérifications et les reprises dans votre temps moyen.
Valeurs de départ fictives, à remplacer par vos observations. Calcul effectué dans votre navigateur, sans envoi de vos réponses.
CHARGE MENSUELLE SUPPLÉMENTAIRE15 h
pour 20 nouveaux mandats
- Charge actuelle
- 75 h/mois
- Avec votre croissance
- 90 h/mois
- Au-delà des heures disponibles
- 5 h/mois
La préparation des pièces dépasserait votre capacité disponible. Mesurez d’abord les relances et les reprises pour localiser la charge.
Estimation à complexité comparable : nouveaux mandats × minutes ÷ 60. Hors ouverture des dossiers. Ce résultat ne prédit ni un gain d’automatisation ni un recrutement évité.
Voir un scénario d’amélioration entièrement fictif
100 mandats × 45 minutes = 75 h/mois aujourd’hui. Si un pilote confirmait 25 minutes par mandat et 5 heures de surveillance mensuelle, la charge au même volume serait de 46,7 h, soit 28,3 h de capacité nette théorique récupérée.
Avec 120 mandats, ce scénario représenterait 55 h/mois, contre 90 h sans changement. Ces hypothèses ne constituent pas un résultat client. Elles restent à vérifier sur un pilote, et ne couvrent pas l’ensemble du travail de la fiduciaire.
03 / UN PREMIER PROCESSUS, DE BOUT EN BOUT
De la pièce reçue
au dossier prêt à vérifier.
Exemple de fonctionnement à adapter à vos outils et à vos règles métier.
- 01
Collecter
Rassembler les pièces reçues et les rattacher au bon mandat.
- 02
Préparer
Classer, extraire les informations utiles et repérer les éléments manquants.
- 03
Orienter
Préparer une relance ou signaler une exception à la personne responsable.
- 04
Valider
Votre équipe vérifie le dossier et conserve la décision comptable.
Une ambiguïté ne doit pas devenir une décision automatique.
Une pièce illisible, un doublon ou un montant incohérent rejoint une file d’exceptions visible, avec un responsable identifié.
04 / CROISSANCE À CHARGE CONSTANTE
La capacité se construit.
Elle se mesure aussi.
Mesurer
Observer un échantillon représentatif : minutes par mandat, relances, reprises, délais et pics de charge.
Simplifier
Clarifier les règles et les responsabilités. Supprimer les étapes inutiles avant de les automatiser.
Automatiser
Mettre en place un pilote délimité, connecté aux outils dont la compatibilité a été vérifiée.
Contrôler & améliorer
Comparer avant et après, intégrer la surveillance et les exceptions, documenter puis ajuster.
La preuve attendue du pilote : moins d’heures par mandat, une capacité nette récupérée et une qualité de traitement maintenue. Les coûts de mise en place et de fonctionnement sont évalués séparément.
05 / EST-CE LE BON MOMENT ?
Votre portefeuille grandit.
Votre équipe atteint sa limite.
Cet accompagnement s’adresse en priorité aux fiduciaires de 8 à 50 collaborateurs, avec une clientèle PME et un processus récurrent à améliorer.
- De nouveaux mandats ou une reprise de portefeuille sont prévus.
- Un recrutement est envisagé pour absorber du travail de préparation.
- Les informations circulent entre plusieurs outils.
- Un référent métier est disponible pour mesurer et valider le pilote.
Nous commençons par un processus. L’objectif est de vérifier sa valeur avant d’élargir le projet.
VOTRE INTERLOCUTEUR
Thierry Barbezat.
Consultant indépendant à Genève, je m’appuie sur mon expérience de direction de PME pour relier vos contraintes opérationnelles à un premier projet concret.
Découvrir mon parcours ↗06 / VOS QUESTIONS
Garder le contrôle.
Dès le départ.
Faut-il remplacer nos logiciels comptables ?
Le point de départ est votre environnement actuel. Nous vérifions les possibilités de connexion, les exports et les droits d’accès avant de définir le périmètre. Une intégration n’est jamais présumée possible.
Comment sont traitées les données de nos clients ?
Nous définissons les accès, les destinations des données, la conservation et les prestataires impliqués avant le pilote. Le diagnostic initial peut se faire avec des exemples anonymisés. Aucun dossier client n’est nécessaire pour ce test.
Que se passe-t-il en cas d’erreur ou de pièce ambiguë ?
Le processus doit rendre les exceptions visibles et les attribuer à une personne responsable. Les validations comptables et les décisions métier restent humaines. Nous définissons aussi un fonctionnement de secours.
Qui assure la maintenance ?
La documentation, la surveillance, les alertes et la responsabilité des interventions sont définies dans le périmètre du projet. Les coûts récurrents sont distingués du coût de mise en place.
Quel effort demander à notre équipe ?
Un référent métier doit pouvoir expliquer le processus, fournir un échantillon représentatif et valider les essais. Le temps à prévoir est convenu avant le pilote, en tenant compte de vos pics de charge.
Peut-on garantir un recrutement évité ?
Non. Un pilote mesure la capacité récupérée sur un processus. Le report d’un recrutement dépend aussi des autres tâches, du volume, des pics de charge et de la complexité des mandats.
SESSION D’ARCHITECTURE DE CAPACITÉ · GRATUITE · 25 MINUTES
Identifions votre premier
levier de capacité.
Nous examinons un processus, son volume et le travail qu’il ajoute à votre équipe. Vous repartez avec une synthèse courte : le problème, les données manquantes et une prochaine étape claire — mesurer davantage, envisager un pilote ou ne pas poursuivre.
Vous préférez un formulaire ? Décrivez votre processus sur la page contact.